PROCEDURA ZGŁASZANIA PRZYPADKÓW NIEPRAWIDŁOWOŚCI,
PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ
Na podstawie Dyrektywy PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE)
2019/1937
z dnia 23 października 2019 r.
w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
§1
DEFINICJE
Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:
1) Pracodawca (kierownik jednostki) – FHU WEKTOR należy przez to rozumieć pracodawcę
w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz.
1320 z późn. zm);
2) Pełnomocnik ds. naruszeń prawa – pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń
oraz prowadzenie działań następczych w zakresie nieprawidłowości;
3) Zespół ds. naruszeń prawa – zespół (komisja) odpowiedzialny za prowadzenie
postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego),
powoływany doraźnie odrębnym zarządzeniem właściciela FHU WEKTOR do
kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, działający wg zasad
określonych dla postępowania wyjaśniającego;
4) Procedura – niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń, podejmowania
działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;
5) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja
tożsamości;
6) działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z
dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie
sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
7) działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny
prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu
zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie
działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie
oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie
procedury;
9) informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak
również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie
popełniono;
10) naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
11) sygnalista (osoba dokonująca zgłoszenia) – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub
ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z
pracą;
12) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga
osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać
ujawniona;
13) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w
zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub
która jest z nim powiązana;
14) zgłoszenie sygnalizacyjne – przekazanie informacji na temat naruszenia, co do którego
doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała,
lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście
wykonywanej pracy;
15) zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy;
16) zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi
publicznemu lub organowi centralnemu;
17) ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości
publicznej;
18) informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub
podjętych działań następczych i powodów takich działań;
19) postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym
zgłoszeniem;
20) kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie
zgłoszenia;
21) rejestr – rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający informacje dotyczące zgłoszenia
oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa.
§2
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Strategia działania FHU WEKTOR oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji
oraz zapobieganiu powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji,
jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w
szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami
współpracowników.
2. Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest
zapobieganie nieprawidłowościom w FHU WEKTOR.
3. FHU WEKTOR prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie
przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o
nieprawidłowościach w FHU WEKTOR poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów
zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych
wobec sygnalisty.
5. Procedura określa w szczególności:
1) zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
2) zakres osób uprawnionych,
3) zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
4) odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
5) proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
6) zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy
dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób
dokonujących zgłoszeń.
§3
ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY
1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych
do dokonania zgłoszenia:
1) pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy FHU
WEKTOR,
2) osoby działające w imieniu i na rzecz FHU WEKTOR
3) wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z FHU WEKTOR,
,w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości,
praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące
nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów
poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.
2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:
1) podmiotów powiązanych z FHU WEKTOR,
2) osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania FHU WEKTOR,
3) pracowników i współpracowników FHU WEKTOR w związku ze świadczeniem pracy na
jej rzecz,
4) podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn
zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z FHU WEKTOR
5) pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie
lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w
związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z
FHU WEKTOR.
3. Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do
dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:
1) podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez
podmioty, o których w ust. 2,
2) niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w
ust. 2,
3) niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w
działaniach podmiotów wymienionych w ust. 2,
4) nieprawidłowościach w organizacji działalności FHU WEKTOR które mogłyby
prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
5) naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których
działa FHU WEKTOR,
6) naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w FHU
WEKTOR.
§4
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości
w FHU WEKTOR oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i
rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości w FHU WEKTOR jest Pełnomocnik ds.
naruszeń prawa wyznaczony przez właściciela FHU WEKTOR.
2. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia
nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane
w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w ust. 1,
Dyrektor wyznacza inną osobę odpowiedzialną.
§5
SYGNALISTA
1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia
powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by
sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
2. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub
zasadami współżycia społecznego.
3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę
zgłoszeń.
4. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia
daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze
(domniemanie dobrej wiary).
5. Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za obsługę
zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
6. Przekroczenie terminu, o którym mowa powyżej, uzasadnione jest wyłącznie w razie
konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np.
konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna
analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
7. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio
otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony
przewidzianej dla sygnalisty.
§6
OCHRONA SYGNALISTY
1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty
również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a
przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie
miała miejsca.
2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją,
mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z
sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem
nieprawidłowości.
4. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/
pomocnikiem nieprawidłowości.
5. Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty określa § 7 niniejszej Procedury.
§7
SZCZEGÓŁOWE ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY
1. W Procedurze przez sygnalistę, rozumie się osobę zgłaszającą nieprawidłowości w
sprawach, w których nie jest stroną ani uczestnikiem, na rzecz stron lub uczestników tych
postępowań.
2. Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości i nie robi tego ze względu na
swój własny interes prawny.
3. Sygnalista nie jest świadkiem w postępowaniu, które zostanie zainicjowane na skutek
jego zgłoszenia, nie jest też uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania.
4. Sygnalista nie staje się stroną postępowania administracyjnego w rozumieniu przepisów
art. 28 k.p.a., w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.
5. Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w
celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym
negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się
zgłoszenie.
6. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku
postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i
jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
7. Dla spraw, zgłaszanych przez osobę, której nadano status sygnalisty tworzy się odrębny
rejestr spraw.
8. Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą
odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych
sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
9. Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te, które zostały przez
niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na
jednoznaczną identyfikację.
10. Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych
z postępowaniem.
11. Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.
12. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych
z postępowaniem.
13. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte
na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną
w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.
§8
ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane w następującej formie:
1) za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej – sygnalista@fhu-wektor.pl
2) poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości, dostępnego pod
adresem www.fhu-wektor.pl wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 1 do
niniejszej procedury,
3) osobiście u pełnomocnika ds. naruszeń prawa,
4) telefonicznie po nr tel. 602 570 807
5) pocztą na adres ul. Pszczyńska 52B, 44-240 Żory
2. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie
przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
1) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania
informacji o nieprawidłowości,
2) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia
nieprawidłowości,
3) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,
4) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą
okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.
3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji
dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od
publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta
jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
§9
INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub
organu centralnego z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej Procedurze, w
szczególności gdy:
1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Pracodawca
nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej;
2) sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić
bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności
istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
3) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe;
4) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie
prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez
Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia
lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a
sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem
zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej
przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
§10
ZGŁOSZENIA ANONIMOWE
1. Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem e-mail na
adres – sygnalista@fhu-wektor.pl
2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia
anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma
obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.
3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość
zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status
sygnalisty.
§11
FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania
wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub
zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do
odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie
takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych
obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez
wypowiedzenia.
4. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz FHU WEKTOR usługi na podstawie
umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości
skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy
pomiędzy stronami.
5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący
fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności
odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie FHU WEKTOR związanej z
fałszywym zgłoszeniem.
§12
POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne za
zgłoszenie.
2. Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń,
niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu:
a) wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu, którego wzór
określono w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury (możliwe tylko w przypadku
zgłoszenia nie anonimowego),
b) dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia,
c) nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej statusu sygnalisty.
3. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń
wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Zespołem ds. naruszeń
prawa, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
4. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Zespół ds. naruszeń
prawa sprawuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
5. Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie
konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np.
konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna
analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
6. Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie
dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem
możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów
i dowodów.
7. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości
może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania
wyjaśniającego.
8. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń prawa sporządza
raport, który obejmuje także rekomendacje Zespołu w zakresie załatwienia sprawy
i przedstawia go Właścicielowi FHU
WEKTOR
9. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek poinformować sygnalistę
o sposobie załatwienia sprawy w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania
zgłoszenia.
§13
ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ PRAWA
1. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół ds. naruszeń prawa w składzie
przynajmniej 3-osobowym, zapewniający niezależność, obiektywizm i kompetencje.
2. Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa powoływani są doraźnie zarządzeniem
właściciela FHU WEKTOR i prowadzą postępowanie na podstawie doraźnych upoważnień
wydanych przez właściciela FHU WEKTOR.
3. Skład Zespołu prowadzącego postępowanie proponuje Pełnomocnik (może wyznaczyć do
składu także siebie). W razie potrzeby do składu Zespołu można powołać osoby nie
będące pracownikami jednostki.
4. Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania
pełnomocnik może dodatkowo powołać ekspertów będących lub nie będących
pracownikami jednostki.
5. Członkiem Zespołu ani ekspertem nie może być:
1) sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia;
2) osoba, której dotyczy zgłoszenie;
3) osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy
zgłoszenie;
4) osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu
przepisów kodeksu karnego);
5) osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie
przedmiotem badania;
6) osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej
bezstronności z innych przyczyn.
6. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu mają prawo:
1) dostępu do dokumentów i danych jednostki;
2) uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników
poszczególnych komórek organizacyjnych;
3) uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców
jednostki;
4) dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia
dowodów;
5) korzystania z pomocy Inspektora Danych Osobowych;
6) konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.
7. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół sporządza raport i
przedkłada go właścicielowi FHU WEKTOR.
8. Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym
ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie
odpowiedzialne.
§14
ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA
1. Do raportu z postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik załącza propozycje dalszych
działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko
osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające
system kontroli wewnętrznej w jednostce.
2. Środki takie mogą obejmować w szczególności:
1) zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w przypadku
niepotwierdzenia się zgłoszenia);
2) przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
3) upomnienie pracownika, pozbawienie premii itp.
4) zmiany lub rotacje na stanowiskach;
5) zmiany w wewnętrznych procedurach;
6) podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących, np. zawartych umów, naprawienia
szkody, wypłacenia odszkodowania;
7) złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
8) złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny
finansów publicznych;
9) złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w
przypadku zgromadzenia dowodów);
10) poinformowanie właściwych służb (w przypadku zgromadzenia poszlak).
3. Właściciel FHU WEKTOR określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację.
Pełnomocnik monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie
odpowiedzialnym.
4. Pełnomocnik informuje sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz o zatwierdzonych
środkach niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosków przez właściciela FHU WEKTOR nie
później niż 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.
5. Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze
zgłoszeń.
§15
REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości,
niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru nieprawidłowości w FHU WEKTOR odpowiada osoba
odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
3. Rejestr nieprawidłowości zawiera w szczególności:
1) dane kontaktowe sygnalisty, chyba że zgłoszenie nieprawidłowości miało charakter
anonimowy,
2) wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia,
3) przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,
4) osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia ,
5) wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).
4. Wzór Rejestru zgłoszeń nieprawidłowości stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Procedury.
5. Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń , przy
zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów,
dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących
rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 5 lat od czasu zakończenia postępowania
wyjaśniającego.
§16
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Zmiany niniejszej Procedury dokonywane są w trybie zarządzenia właściciela FHU WEKTOR.
